ZÁSADY SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV Platné od: 1. 1. 2027 Tieto zásady vysvetľujú, aké osobné údaje spracúvame v súvislosti s prevádzkou služby InvoiceCore, na aký účel, ako dlho a aké máte v súvislosti s tým práva - v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR) a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov. 1. KTO SME (PREVÁDZKOVATEĽ) Mtsoft Sídlo/miesto podnikania: Doplňte ulicu, mesto a PSČ IČO: Doplňte IČO DIČ: Doplňte DIČ Nie sme platcovia DPH. E-mail: info@invoicecore.sk Doplňte údaj o zápise (napr. Živnostenský register Okresného úradu ..., č. živn. registra ..., alebo Obchodný register Okresného súdu ..., oddiel ..., vložka č. ...) 2. DÔLEŽITÉ - DVE ROLY, V KTORÝCH S OSOBNÝMI ÚDAJMI PRACUJEME Keďže InvoiceCore je fakturačný systém, s osobnými údajmi pracujeme v dvoch odlišných postaveniach a tieto zásady sa vzťahujú na oba prípady: a) Ako PREVÁDZKOVATEĽ - vo vzťahu k údajom o Vás ako o registrovanom používateľovi Služby (Vaše meno, e-mail, prihlasovacie údaje, fakturačné údaje Vašej firmy). O týchto údajoch rozhodujeme my a zodpovedáme za ne v plnom rozsahu ako prevádzkovateľ. b) Ako SPROSTREDKOVATEĽ - vo vzťahu k údajom, ktoré do Aplikácie zadáte Vy sami o svojich vlastných zákazníkoch/odberateľoch (napr. meno, adresa, IČO, e-mail odberateľa na vystavenej faktúre). V tomto prípade ste prevádzkovateľom týchto údajov Vy - my ich len technicky spracúvame a uchovávame vo Vašom mene, na základe Vášho pokynu (vystavenie dokladu), v súlade s čl. 28 GDPR. Za účel a právny základ spracúvania údajov Vašich vlastných zákazníkov zodpovedáte Vy sami voči nim. 3. AKÉ OSOBNÉ ÚDAJE SPRACÚVAME 3.1. Údaje o Vašom používateľskom účte: meno, e-mailová adresa, heslo (uložené výhradne v zašifrovanej/hashovanej podobe, nikdy nie v čitateľnom texte), fakturačné údaje Vašej firmy (názov, adresa, IČO, DIČ, IČ DPH, IBAN, logo, farby dokladu), a - ak si to nastavíte - údaje ďalších používateľov vo Vašom účte (napr. účtovníka). 3.2. Údaje o Vašich zákazníkoch/odberateľoch, ktoré sami zadáte pri vystavovaní dokladov: názov/meno, adresa, IČO, DIČ, IČ DPH, e-mail, prípadne telefón. 3.3. Doklady a ich obsah: samotné vystavené faktúry, zálohové faktúry, cenové ponuky a dobropisy vrátane všetkých položiek a súm, ako aj (ak túto funkciu využívate) prijaté e-faktúry, ktoré do systému naimportujete. 3.4. Prevádzkové a bezpečnostné údaje: záznamy o prihlásení a dôležitých akciách vo Vašom účte (kto a kedy vytvoril/upravil/zrušil doklad - tzv. audit log), IP adresa a technické údaje prehliadača v rozsahu nevyhnutnom na zabezpečenie účtu proti neoprávnenému prístupu (napr. ochrana proti opakovaným neúspešným pokusom o prihlásenie), dočasné bezpečnostné tokeny (napr. na reset hesla, platné spravidla 1 hodinu). 3.5. Ak nemáte nastavené vlastné odosielanie e-mailov (SMTP), technické riešenie Aplikácie si dočasne uloží kópiu odoslaného e-mailu (vrátane prílohy) priamo na serveri, aby ste si mohli overiť jeho obsah - ide o rovnaký obsah, aký by inak odišiel priamo Vášmu zákazníkovi. 3.6. Nespracúvame osobitné kategórie údajov (napr. o zdraví, náboženskom vyznaní a pod.) a Aplikácia nie je určená ani prispôsobená na ich zadávanie - žiadame Vás preto, aby ste takéto údaje do dokladov nezadávali. 4. NA AKÝ ÚČEL A NA AKOM PRÁVNOM ZÁKLADE 4.1. Poskytovanie Služby a prevádzka Vášho účtu (vytvorenie a správa účtu, vystavovanie dokladov, odosielanie e-mailov, portál pre zákazníka) - právny základ: plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR. 4.2. Vedenie a uchovávanie účtovných dokladov v zákonom stanovenej lehote - právny základ: plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR (najmä zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH). 4.3. Zabezpečenie účtu, ochrana pred zneužitím, vedenie audit logu, riešenie technických problémov a reklamácií - právny základ: oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR (náš oprávnený záujem na bezpečnej a spoľahlivej prevádzke Služby). 4.4. Zasielanie dôležitých prevádzkových oznámení (napr. o blížiacom sa konci skúšobného obdobia, zmene Podmienok, bezpečnostných upozornení) - právny základ: plnenie zmluvy, prípadne oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR. 4.5. Marketingovú komunikáciu (napr. informácie o nových funkciách) Vám zasielame len ak ste na to udelili osobitný súhlas alebo ak ide o priamy marketing našich vlastných produktov osobám, ktoré sú už našimi používateľmi, v súlade s § 116 zákona o elektronických komunikáciách - kedykoľvek sa z jej odberu môžete odhlásiť. 5. AKO DLHO ÚDAJE UCHOVÁVAME 5.1. Vystavené doklady (faktúry, dobropisy) a súvisiace účtovné údaje uchovávame štandardne po dobu trvania vášho účtu. Zákonná povinnosť uchovávať účtovné doklady po zákonom stanovenú dobu (spravidla 10 rokov od konca zdaňovacieho obdobia) zaťažuje vás ako prevádzkovateľa vlastného účtovníctva, nie nás - Aplikácia preto umožňuje kedykoľvek a bez obmedzenia počtu exportovať doklady vo formátoch PDF, XML aj CSV, aby ste si mohli viesť vlastný dlhodobý archív. Odporúčame tak robiť pravidelne. Po zrušení účtu negarantujeme uchovávanie dokladov po celú zákonom vyžadovanú dobu. 5.2. Cenové ponuky a zálohové faktúry, ktoré nevyústili do ostrej faktúry, uchovávame po dobu trvania Vášho účtu a primeranú dobu po jeho zrušení pre prípad reklamácie. 5.3. Údaje o používateľskom účte uchovávame po dobu jeho aktívneho používania a po jeho zrušení ešte po dobu nevyhnutnú na vysporiadanie prípadných nárokov (spravidla najviac 4 roky, ak osobitný predpis nevyžaduje inak). 5.4. Bezpečnostné tokeny (napr. na reset hesla) majú krátku platnosť (rádovo hodiny) a po jej uplynutí alebo použití strácajú platnosť. 5.5. Záznamy audit logu uchovávame primeranú dobu potrebnú na účely bezpečnosti a preukázateľnosti (spravidla v rozsahu trvania účtu). 6. KOMU ÚDAJE SPRÍSTUPŇUJEME 6.1. Vaše údaje ani údaje Vašich zákazníkov v zásade neposkytujeme tretím stranám na ich vlastné účely (napr. na marketing tretích strán). Údaje spracúvajú v našom mene výhradne nasledujúci sprostredkovatelia, viazaní povinnosťou mlčanlivosti a primeranými zmluvnými zárukami: – Poskytovateľ serverovej infraštruktúry (hosting): spoločnosť Hetzner Online GmbH (Nemecko), na ktorej serveroch v dátových centrách v Nemecku (Norimberg/Falkenstein) a vo Fínsku (Helsinki/Tuusula) je Aplikácia prevádzkovaná. Ide o dátové centrá nachádzajúce sa výhradne v Európskej únii/EHP, certifikované podľa normy ISO/IEC 27001. – Poskytovateľ e-mailovej služby (SMTP), ak si ho vo svojom účte nastavíte - v takom prípade prechádzajú odosielané e-maily (vrátane dokladov v prílohe) cez Vami zvoleného poskytovateľa, za ktorého podmienky spracúvania zodpovedá jeho prevádzkovateľ. – Bežné technické služby potrebné na zobrazenie webového rozhrania (napr. poskytovatelia webových fontov a ikon), pri ktorých dochádza k technickému prenosu IP adresy Vášho zariadenia týmto poskytovateľom v rozsahu nevyhnutnom na načítanie daného prvku stránky. 6.2. Údaje môžeme sprístupniť aj orgánom verejnej moci, ak nám takú povinnosť ukladá zákon (napr. daňová kontrola, orgány činné v trestnom konaní). 6.3. Ak ste registrovaným používateľom Aplikácie a pozvete do svojho účtu ďalšiu osobu (napr. účtovníka), táto osoba získa v rozsahu nastavenom Vami prístup k dokladom vo Vašom účte - zodpovedáte za to, že tak urobíte len voči osobe, ktorá je na to oprávnená. 7. PRENOS DO TRETÍCH KRAJÍN (MIMO EÚ/EHP) 7.1. Aplikácia je prevádzkovaná na serveroch nachádzajúcich sa v Európskej únii (Nemecko, Fínsko). K zámernému prenosu osobných údajov mimo EÚ/EHP z našej strany nedochádza. 7.2. Niektoré bežne používané technické služby tretích strán potrebné na zobrazenie webového rozhrania (napr. weboné fonty, ikony) môžu byť prevádzkované spoločnosťami so sídlom mimo EÚ (najmä USA); ide o štandardné technické prvky bez prenosu obsahu Vašich dokladov, obmedzené na technické údaje nevyhnutné na zobrazenie danej položky (najmä IP adresa). 8. ZABEZPEČENIE ÚDAJOV 8.1. Údaje jednotlivých zákazníkov (firiem) sú v Aplikácii technicky oddelené - každá firma má svoju vlastnú, fyzicky oddelenú databázu. 8.2. Heslá sú uložené výhradne v jednosmerne zahashovanej podobe (nie je možné ich zo zálohy ani z databázy nijako "prečítať" v pôvodnom tvare). Komunikácia medzi Vaším prehliadačom a serverom prebieha šifrovane (HTTPS). 8.3. Prístup k produkčným serverom majú výhradne poverené osoby v rozsahu nevyhnutnom na prevádzku a údržbu Aplikácie. 8.4. V prípade, že by aj napriek prijatým opatreniam došlo k narušeniu bezpečnosti osobných údajov s pravdepodobným rizikom pre Vaše práva, budeme Vás o tom (a v zákonom stanovených prípadoch aj Úrad na ochranu osobných údajov SR) informovať bez zbytočného odkladu v súlade s čl. 33 a 34 GDPR. 9. COOKIES A PODOBNÉ TECHNOLÓGIE 9.1. Aplikácia používa výhradne funkčné (nevyhnutné) súbory cookie potrebné na prihlásenie a bezpečnú prevádzku účtu (najmä súbor identifikujúci Vašu prihlásenú reláciu). Bez tohto súboru by nebolo možné zostať prihlásený. 9.2. Aplikácia nepoužíva analytické, marketingové ani reklamné súbory cookie tretích strán a Vaše správanie v Aplikácii nesledujeme na účely reklamy. 10. AUTOMATIZOVANÉ ROZHODOVANIE 10.1. V rámci Aplikácie nedochádza k automatizovanému rozhodovaniu ani profilovaniu, ktoré by malo pre Vás právne účinky alebo by sa Vás obdobným spôsobom významne dotýkalo. 11. VAŠE PRÁVA Vo vzťahu k svojim osobným údajom, ktoré o Vás spracúvame ako prevádzkovateľ (bod 2a vyššie), máte najmä nasledujúce práva podľa GDPR: – právo na prístup k osobným údajom (čl. 15), – právo na opravu nepresných údajov (čl. 16), – právo na výmaz ("právo na zabudnutie") v rozsahu, v akom to nie je v rozpore s našou zákonnou povinnosťou uchovávať účtovné doklady (čl. 17), – právo na obmedzenie spracúvania (čl. 18), – právo na prenosnosť údajov (čl. 20), – právo namietať proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu (čl. 21), – právo kedykoľvek odvolať udelený súhlas, ak je spracúvanie na súhlase založené, bez toho, aby to malo vplyv na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním, – právo podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (www.dataprotection.gov.sk), ak sa domnievate, že spracúvanie Vašich údajov je v rozpore s GDPR. Uvedené práva si môžete uplatniť na e-mailovej adrese: info@invoicecore.sk Ak sa niektoré z uvedených práv týka údajov, pri ktorých vystupujeme ako sprostredkovateľ (bod 2b vyššie - teda ide o údaje Vášho vlastného zákazníka), je potrebné uplatniť ho voči prevádzkovateľovi týchto údajov, ktorým je používateľ Aplikácie (Vaša protistrana), nie priamo voči nám - radi mu však so splnením takejto žiadosti súčinnostne pomôžeme. 12. ZMENY TÝCHTO ZÁSAD Tieto zásady môžeme z času na čas primerane aktualizovať, najmä v súvislosti so zmenou funkcií Aplikácie alebo právnych predpisov. Aktuálne znenie je vždy dostupné na tejto stránke spolu s dátumom platnosti. 13. KONTAKT V prípade akýchkoľvek otázok súvisiacich so spracúvaním osobných údajov nás môžete kontaktovať na e-mailovej adrese: info@invoicecore.sk

✕ Zavrieť toto okno Ak sa okno nezavrie samo, zatvorte túto kartu bežným spôsobom a vráťte sa do pôvodného okna.